RAIS 2026: prazos, obrigatoriedade e envio pelo eSocial

A sistemática de prestação de informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) continua alinhada ao processo de digitalização das obrigações trabalhistas, com utilização predominante dos dados transmitidos ao eSocial. Para o ano-base 2025, considerado na RAIS 2026, as informações sobre vínculos e remunerações permanecem sendo consolidadas a partir dos eventos declarados ao longo do ano no sistema unificado do governo.

A mudança no formato de cumprimento da obrigação alterou a rotina de empresas e escritórios contábeis, que passaram a concentrar o envio das informações trabalhistas em um único ambiente digital, reduzindo a necessidade de declarações acessórias paralelas.

Base de dados da RAIS continua vinculada ao ano-base 2025

A RAIS 2026 corresponde às informações trabalhistas registradas entre 1º de janeiro e 31 de dezembro de 2025. Nesse período, são considerados dados relacionados à movimentação de empregados, remunerações pagas, admissões, desligamentos e registros cadastrais dos estabelecimentos.

Essas informações compõem a base oficial utilizada pelo governo para estudos sobre emprego formal, acompanhamento do mercado de trabalho e validação de direitos trabalhistas vinculados ao histórico laboral dos trabalhadores.

Integração com o eSocial substitui envio tradicional

Com a evolução da escrituração digital, a coleta de dados que antes exigia o preenchimento anual da RAIS passou a ocorrer por meio da escrituração contínua no eSocial. Dessa forma, empregadores que transmitem regularmente os eventos de folha de pagamento já cumprem a obrigação ao manter as informações atualizadas no sistema.

A substituição foi estabelecida por normativos que integraram as bases de dados trabalhistas, previdenciárias e fiscais, permitindo que diferentes órgãos governamentais utilizem as mesmas informações declaradas pelos empregadores em ambiente digital.

Na prática, empresas enquadradas nos grupos já obrigados ao eSocial deixam de utilizar o programa GDRAIS para o ano-base recente, uma vez que os dados são extraídos automaticamente do sistema.

Situações em que ainda há uso do GDRAIS

O envio pelo programa GDRAIS permanece restrito, em geral, a casos de regularização de períodos antigos, anteriores à consolidação do eSocial como principal meio de prestação de informações trabalhistas.

Nesses casos, o sistema tradicional pode ser utilizado para:

1. Correção de omissões referentes a anos-base anteriores;
2. Ajustes cadastrais ou de vínculos históricos;
3. Regularizações necessárias para fins trabalhistas e previdenciários;
4. Comprovação de tempo de serviço em bases oficiais.

A reabertura do ambiente para recepção dessas declarações está prevista exclusivamente para regularizações, sem impacto sobre a sistemática atual baseada no eSocial.

Declaração sem movimento e RAIS Negativa

Quando o estabelecimento não possuiu empregados no ano-base, a situação equivale à chamada RAIS Negativa. Para empregadores obrigados ao eSocial, essa condição é identificada pela ausência de eventos de remuneração e vínculos, desde que seja realizado o fechamento adequado da folha no sistema.

O encerramento das informações periódicas, com indicação de inexistência de movimento, permite que os dados sejam consolidados corretamente na base governamental, dispensando envio de declaração específica em formato tradicional.

Reflexos nas informações do Abono Salarial

Os dados consolidados a partir da RAIS continuam sendo utilizados como referência para verificação do direito ao Abono Salarial (PIS/Pasep). Inconsistências em registros de remuneração, datas de vínculo ou dados cadastrais podem gerar divergências na base oficial e afetar a análise do benefício.

Por esse motivo, a qualidade das informações enviadas ao eSocial assume papel central, já que eventuais falhas podem impactar diretamente a identificação dos trabalhadores elegíveis.

Procedimentos de retificação seguem o meio de envio

As correções devem observar a origem da informação prestada. Quando os dados são enviados pelo eSocial, a retificação ocorre mediante ajuste dos eventos correspondentes, respeitando as regras de substituição e atualização do sistema.

Já para declarações antigas transmitidas via GDRAIS, as alterações devem ser realizadas por meio do portal próprio da RAIS, conforme orientações oficiais para regularização de períodos anteriores.

Com a centralização das informações trabalhistas no eSocial, a conferência periódica dos eventos enviados ao longo do ano tornou-se etapa essencial para a conformidade das empresas. O controle adequado de vínculos, remunerações e fechamentos mensais reduz riscos de inconsistências nas bases governamentais e contribui para a regularidade das obrigações acessórias relacionadas ao histórico laboral dos trabalhadores.

Pontos de atenção para contadores e departamentos pessoais na RAIS 2026

Para o público contábil, a principal implicação da RAIS 2026 (ano-base 2025) está na conferência minuciosa dos eventos periódicos e não periódicos transmitidos ao eSocial ao longo do exercício. Como a obrigação deixou de ser uma declaração isolada e passou a ser alimentada por dados já prestados no sistema, inconsistências em admissões, desligamentos, remunerações e fechamentos de folha podem refletir diretamente na base consolidada do governo.

Outro aspecto relevante é a necessidade de revisão preventiva das informações cadastrais de trabalhadores e estabelecimentos, especialmente em casos de empresas com múltiplos vínculos, alterações contratuais ou afastamentos. Dados divergentes entre folha de pagamento, eventos do eSocial e registros internos podem gerar inconsistências que impactam obrigações acessórias, cruzamentos fiscais e a identificação correta de direitos trabalhistas.

Além disso, escritórios de contabilidade devem orientar seus clientes sobre a importância do envio tempestivo e correto dos eventos de fechamento da folha, inclusive em situações sem movimento. A ausência de fechamento adequado pode comprometer a consolidação das informações do ano-base, gerar pendências em bases governamentais e demandar retificações posteriores, aumentando o retrabalho operacional e o risco de notificações futuras.