DEFIS 2026: prazo, regras e como entregar

A DEFIS 2026 (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) deve ser entregue até 31 de março de 2026 pelas microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, com base no ano-calendário de 2025. A transmissão ocorre exclusivamente pelo PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional. Embora não envolva recolhimento direto de tributos, a DEFIS 2026 funciona como instrumento de fiscalização indireta da Receita Federal do Brasil (RFB), permitindo o cruzamento de dados econômicos, patrimoniais e cadastrais.

Para 2026, a obrigação ganha relevância diante de alterações normativas que impactam o ambiente do Simples Nacional, especialmente quanto a prazos, penalidades por atraso e maior rigor no controle das informações declaradas. O não cumprimento do prazo fatal, não prorrogável, acarreta penalidades automáticas previstas na legislação do regime.

O que é a DEFIS e qual o prazo em 2026

A DEFIS substituiu a antiga Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI e DASN) e é exigida anualmente das empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto dos microempreendedores individuais (MEI), que possuem declaração própria.

Conceitualmente, a DEFIS 2026 tem a finalidade de prestar informações à Receita Federal e aos demais entes federativos sobre a situação econômica, financeira e societária da empresa. Entre os dados declarados estão:

1. Receitas auferidas
2. Distribuição de lucros
3. Número de empregados
4. Valores pagos a sócios
5. Informações relativas ao estoque e ativo imobilizado

A DEFIS 2026 deve ser transmitida até 31 de março de 2026, após a consolidação de todos os períodos no PGDAS-D. Omissões ou inconsistências no PGDAS-D impedem a entrega da declaração.

DEFIS 2026 para empresas inativas

Empresas optantes pelo Simples Nacional que permaneceram inativas durante todo o ano-calendário também devem entregar a DEFIS 2026.

Considera-se inativa a empresa que não realizou qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicações no mercado financeiro.

Nesses casos, a DEFIS 2026 deve ser transmitida com informações zeradas, formalizando a condição de inatividade. A ausência de entrega sujeita a empresa às mesmas penalidades aplicáveis às empresas ativas.

Informações exigidas na DEFIS 2026

A DEFIS 2026 exige consolidação técnica de dados que refletem a realidade econômica e patrimonial da empresa. As informações devem estar em consonância com a Lei Complementar nº 123/2006 e com a Resolução CGSN nº 140/2018, especialmente quanto à segregação de receitas, distribuição de lucros e enquadramento de atividades.

Entre as principais informações exigidas na DEFIS 2026 estão:

1. Receita bruta total do período, segregada conforme a atividade
2. Ganhos de capital na alienação de bens do ativo imobilizado
3. Quantidade de empregados no último dia do ano-calendário
4. Valores pagos a título de pró-labore, aluguéis e distribuição de lucros
5. Estoque inicial e final
6. Dados do ativo imobilizado

Os valores informados devem ser coerentes com a escrituração contábil e fiscal e com outras obrigações acessórias. A distribuição de lucros merece atenção específica, pois é frequentemente objeto de cruzamento eletrônico para fins de verificação da isenção do imposto de renda na pessoa física dos sócios.

A ausência de escrituração contábil regular pode descaracterizar a natureza isenta dos lucros distribuídos.

Como preencher a DEFIS 2026 no PGDAS-D

O preenchimento da DEFIS 2026 ocorre exclusivamente no PGDAS-D, disponível no Portal do Simples Nacional.

1. Acesso ao sistema

O responsável deve acessar o Portal do Simples Nacional com certificado digital ou código de acesso válido, selecionar o PGDAS-D e a opção de declaração anual (DEFIS).

Antes do preenchimento, recomenda-se conferir todos os períodos mensais do PGDAS-D para verificar se não há apurações pendentes.

2. Importação e revisão de dados

O sistema permite importar automaticamente informações relacionadas às receitas. Contudo, é necessária revisão crítica e complementação com dados que não constam do PGDAS-D mensal, como distribuição de lucros e informações societárias.

Após o preenchimento, o sistema realiza validações automáticas. Inconsistências devem ser sanadas antes da transmissão, seja por ajustes na própria DEFIS 2026, seja por retificação de períodos do PGDAS-D.

Concluída a entrega, é indispensável arquivar o recibo de transmissão, documento que comprova o cumprimento da obrigação.

Penalidades pela não entrega da DEFIS 2026

O descumprimento da entrega da DEFIS 2026, por atraso, omissão ou informações inexatas, sujeita a empresa às penalidades previstas na legislação do Simples Nacional.

As multas possuem caráter automático e são calculadas com base em critérios objetivos.

Além da penalidade pecuniária, a ausência da DEFIS 2026 pode gerar:

1. Impedimento para obtenção de certidões de regularidade fiscal
2. Restrições em processos de parcelamento
3. Entraves em operações societárias e bancárias

A omissão declaratória pode ser interpretada como indício de irregularidade sistêmica, ampliando o risco de fiscalização.

DEFIS 2026 e cruzamento eletrônico de dados

A DEFIS 2026 integra o ambiente de fiscalização eletrônica da Receita Federal e dos fiscos estaduais e municipais.

As informações são cruzadas com dados de outras declarações, sistemas bancários, notas fiscais eletrônicas e obrigações trabalhistas e previdenciárias.

Divergências entre receitas, número de empregados e valores distribuídos aos sócios podem acionar alertas automáticos nos sistemas de fiscalização.

Papel do contador na DEFIS 2026

A elaboração da DEFIS 2026 exige atuação técnica fundamentada do profissional da contabilidade.

O contador é responsável por interpretar corretamente as normas do Simples Nacional, validar informações e garantir coerência entre contabilidade societária, fiscal e gerencial.

A DEFIS 2026, quando corretamente elaborada, contribui para a construção de histórico fiscal coerente, reduzindo exposição a autuações e fortalecendo a segurança jurídica do contribuinte.

A DEFIS 2026 deve ser entregue até 31 de março de 2026 pelas empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto MEI. A transmissão ocorre no PGDAS-D, após consolidação dos dados mensais.

Embora não envolva recolhimento direto de tributos, a DEFIS 2026 possui alto potencial fiscalizatório, integra o sistema de cruzamento eletrônico de dados e pode gerar penalidades automáticas em caso de descumprimento. O cumprimento técnico e tempestivo da obrigação é essencial para a conformidade fiscal e mitigação de riscos.